Sie haben eine riesige Menge an gelesenen oder sogar ungelesenen E-Mails in ihrem Posteingang?
Das schafft ein schlechtes Gefühl und zunehmend Druck.

Ein regelmäßig geleertes E-Mail-Postfach macht es leichter, unmittelbar nach dem Lesen einer E-Mail zu entscheiden, was damit geschehen soll: man löscht sie direkt, bearbeitet sie sofort, legt sie ab oder speichert sie als Aufgabe für eine spätere Bearbeitung.

Eine E-Mail mehrmals zu lesen und darüber nachzudenken, wie man reagieren soll oder ob man es muss, kostet unnötige Zeit.

Zusätzliche Zeit sparen sie übrigens, wenn sie ihre E-Mails maximal dreimal pro Tag abrufen, weil sie dann ihren Workflow nicht unterbrechen, wenn es ‚Bing‘ macht.

 

Und so räumen sie ihr E-Mail-Postfach auf:

Zunächst legen sie Ordner in ihrem E-Mail-Programm an, sofern es noch keine gibt. Welche notwendig sind, hängt von ihrer Tätigkeit ab.

Es bieten sich zum Beispiel folgende Einteilungen an: ‚Kunden‘, ‚Projekte‘, ‚Finanzen‘ oder auch einzelne Personen.

Zusätzlich benötigen sie separate Ordner mit der Bezeichnung ‚Lesen‘, ‚Aufgaben‘ (oder auch ToDos) und – schon alleine wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften – einen separaten Ordner für ‚Rechnungen‘.

 

Wenn Sie nun neue E-Mails in ihrem Posteingang haben, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

• Unwichtige Mails werden sofort gelöscht;

• dauert die Bearbeitung einer Mail voraussichtlich maximal fünf Minuten, erledigen sie dies sofort;

• ist eine Bearbeitung notwendig, die umfangreicher ist, legen sie die Mail in den Ordner ‚Aufgaben‘ und notieren sich dazu ein passendes ToDo;

• umfangreiche Informationen verschieben sie in den ‚Lesen-Ordner‘, den sie sich vornehmen, wenn sie Zeit dafür haben (z. B. unterwegs oder wenn ihre Konzentration gerade nicht hoch ist).

 

Und wohin mit den alten Mails aus ihrem Posteingang?

Sie schaffen sich einen ‚Chaos-Ordner‘ an, in den sie alle Mails aus ihrem Posteingang verschieben.

Sie sehen sich ab sofort maximal 10 Mails pro Tag aus diesem Ordner an, die sie sofort erledigen.

Beginnen sie dabei am besten mit den neuesten Mails.

 

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