Der Abruf von E-Mail-Postfächern mit einem entsprechenden Programm auf dem Rechner kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen: Mit POP3, IMAP oder Exchange. Welche der Optionen für Sie in Frage kommt, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab.

 

POP3

Beim Abruf über POP3 werden die Mails vom Server abgeholt und lokal auf dem Rechner gespeichert. Im Normalfall werden nach einer bestimmten Anzahl von Tagen die Mails auf dem Server gelöscht und der Speicherplatz wieder freigegeben.

Bei POP3 werden nur Mails aus dem Posteingang abgerufen. Es erfolgt auch keine weitere Kennzeichnung. Daher ist diese Vorgehensweise nicht für die Synchronisation mit mehreren Geräten geeignet.

 

IMAP

Beim Abruf über IMAP erfolgt eine Synchronisation der Mails mit dem Server. Das bedeutet, dass das Postfach lokal genauso dargestellt wird wie es auf dem Server vorhanden ist. Nicht nur der Posteingang wird synchronisiert, sondern auch der Postausgang und die gesamte eigene Ordnerstruktur. Eine E-Mail, die man im Büro auf dem Rechner gelesen hat, erscheint auch unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet als gelesen.

IMAP ist daher gut geeignet, wenn man von mehreren Geräten Zugriff auf seine E-Mails benötigt.

 

Exchange

Exchange bietet noch mehr. Neben der Synchronisation von E-Mails werden auch Termine, Kontakte und Aufgaben mit dem Server synchronisiert und stehen somit auch automatisch auf allen Endgeräten zur Verfügung. Eine separate Synchronisation zwischen Computer und mobilem Endgerät ist hierbei nicht mehr erforderlich.

Außerdem hat man mit Exchange die Möglichkeit, seinen Kollegen den eigenen Kalender oder die eigene Mailbox freizugeben, so dass diese darauf zugreifen können und Daten entweder nur lesen oder auch erfassen und ändern dürfen.

Große Unternehmen setzen für diese Funktionen einen eigenen Server ein. Kleinbetriebe oder Unternehmen, die sich vom lokalen Server trennen wollen, setzen auf die Cloud. Seit einigen Jahren kann man das sog. Hosted Exchange buchen. Damit kann man die Möglichkeiten von Exchange nutzen, ohne dass hohe Investitionskosten für die Hardwareanschaffung und Kosten für Wartungsarbeiten anfallen. Es wird lediglich eine Gebühr pro Postfach und Monat fällig.

 

Fazit:

POP3 wird meist nur für private Mail-Accounts benutzt, da es für die Synchronisation mit mehreren Geräten nicht geeignet ist.

Wer gewerblich unterwegs ist, braucht für den Abruf der Mails mindestens die Synchronisation über IMAP. Wer darüber hinaus von allen Geräten Zugriff auf seine Termine, Kontakte und Aufgaben oder die Teamfunktionen benötigt, der entscheidet sich für ein Exchange bzw. Hosted Exchange Postfach.

 

Noch zu beachten:

Sicherheit und Datenschutz sind wie bei allen Cloud-Lösungen ein nicht zu vernachlässigendes Thema. Wer Wert darauf legt, dass seine Daten nicht in falsche Hände geraten, der sollte darauf achten, dass bei der Wahl des Anbieters für Hosted Exchange die Daten in einem deutschen zertifizierten Rechenzentrum gespeichert werden. Dort unterliegen sie dem deutschen Datenschutz.

Nicht nur die großen Provider bieten Ihren Kunden Hosted Exchange Postfächer an, sondern inzwischen auch lokale kleine IT-Unternehmen, die außerdem noch mit dem persönlichen Service punkten können.

Gerne beantworte ich noch weitere Fragen.

 

Ihre Gabi Galler